Giỏ hàng đang trống ...

Đóng

Ngân sách cho một Event – Dừ trù kinh phí cho một sự kiện

Ngân sách cho một Event – Dừ trù kinh phí cho một sự kiện

Khi làm chương trình Event Tổ chức sự kiện Channel - Trong tổ chức sự kiện, kinh phí là một trong những nhân tố quyết định và đem đế thành công cho một sự kiện, ngân sách tương đối khó nếu lần đầu tổ chức và lên chương trình, ắt hẵn bạn sẽ gắp rất nhiều khó khăn về kinh phí, ngân sách của thị trường hiện tại. bạn chưa có kinh nghiệm nhiều về tổ chức sự kiện, nếu để thiếu sót những khoản quan trọng, bạn có thể sẽ không đủ ngân sách cho nó, đồng nghĩa với việc dự án của bạn sẽ gặp nhiều vướng mắc với nhiều bất cập khi chạy Even.

Để tổ chức một Event chuyên nghiệp, ngoài việc nghiên cứu sự am hiểu về thị trường, những mối quan hệ với nhà quáng cáo, nhà đài, các phòng ban quản lí, bạn cần biết cách dự trù ngân sách tối thiểu cần có cũng như thu xếp đủ khoản ngân sách thiếu hụt đáp ứng chi phí phát sinh. Dù tổ chức sự kiện ở bất kì quy mô nào thì việc chi tiêu trong một khoản ngân sách định trước là rất cần thiết và không thể bỏ qua được.

Trước khi setup một sự kiện, bạn cần lập danh sách các hạng mục, sau đó lập bảng dự toán kính phí mỗi hạng mục sẽ có một mức giá khác nhau và có thể dao động tùy theo gói dịch vụ. Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện, để biết Event đó cần những gì, và sự ảnh hưởng của nó như thế nào. Do đó bạn cần lên kế hoạch kỷ lưỡng chu chỉnh chu, từng chi tiết cà hiểu rõ về nó điều đó sẽ giúp bạn nắm bắt rất rõ về các hoặc động và có thể chủ động điều phối sắp xếp công việc linh hoạt và luôn trong tầm kiểm soát của bạn. Nếu bạn chủ quan không đọc kỹ lưỡng, rất có thể vô tình bỏ qua một vài hạng mục quan trọng và kết quả là thiếu hụt cho khoản ngân sách này.

 Xem xét các hạng mục, danh sách Proposal trước khi bắt tay lập dự trù chi phí.

Ngân sách cho một Event – Dừ trù kinh phí cho một sự kiện

Bước thứ 2, phòng, ban tổ chức cần sắp xếp sự kiện phải dự kiến các loại danh mục kèm theo sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ, phụ kiện, ấn phẩm, quà tặng cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy vào từng loại hình, sự kiện và nội dung của Event đó mà chúng ta có thể lên các khoản dự trù các hạng mục phù hợp cho sự kiện. Thường thì, bảng ngân sách cho một sự kiện thường có các khoản mục sau:

1.            Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)

2.            Booth Activation ( sàn hày sân khấu)

3.            Trang trí vách, Backrop sân khấu, bong bóng, cổng hoa, cổng chào,

4.            Màn hình, thiết bị nghe, âm thanh ánh sáng.

5.            Biểu diễn văn nghệ,

6.            Thuê MC, PG

7.            Bàn ghế, thiết bị trình chiếu,

8.            Thiết kế ấn phẩm, thư, thiệp mời, bang rôn,biển quảng cáo, menu, brochure, name card

9.            Photo, camera

10.          PG, MC, Nhân sự, dàn dựng, đồng phục, tiếp tân.

11.          Qùa tặng, gameshow

12.          Phương tiện di chuyển

13.          Truyền thông, báo chí, ghi hình

14.          Dịch vụ bảo vệ, an ninh

15.          Điện nước, phụ phí phát sinh

16.          Phí dự phòng, phát sinh…

Tất nhiên khi dự trù chi phí căn bản là cần thiết, tuy nhiên sẽ có những phát sinh khi sự kiện diễn ra, điều bạn cần lưu tâm là nắm bắt và hiểu rõ các khâu và chi tiết của sự kiện sắp diễn ra. Và khi bạn cần chắc chắn về chương trình, Event đó, đừng ngần ngại liên hệ với nhà quảng cáo, agency chuyên nghiệp, họ sẽ giúp bạn lên kế hoạch, tư vấn các hạng mục và giúp bạn lên ngân sách, dự trù kinh phí một cách chi tiết và chính xác nhất, để chương trình của bạn diễn ra một cách suôn sẻ và thành công nhất.

Để tiếp đón vài ngàn khách cùng một lúc, bạn không biết phải bố trí phòng ban và việc Check in và số lượng PG đón tiếp như thế nào cho phù hợp, không có cảnh chen lấn lộn xộn mất trật tự, nên kết quả là bạn dự trù số lượng PG và bàn tiếp tân quá khiêm tốn, làm cho ngân sách thực tế sẽ bị đội lên. Cũng như âm thanh, ánh sáng cho một hôi trường lớn làm sao cho đủ khán phòng đó vì bạn chưa có kinh nghiệm, hãy liên lạc nhà cung cấp âm thanh để được tư vấn chứ đừng đoán bừa và đưa ra con số áng chừng.

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm làm Event,  lời khuyên cho bạn là hãy đem bản kế hoạch đó, cho một người có kinh nghiệm xem xét và góp ý, tư vấn, ở một khía cạnh nào đó, sẽ giúp bạn cải thiện rất nhiều cho bản kế hoạch và ngân sách hoàn hảo hơn. Bởi vì sự thiếu kinh nghiệm về Event của bạn sẽ kéo theo việc không biết dự lượng một hạn mức phù hợp cho loại hàng hóa, dịch vụ đó.

Ngoài ra, một điều phải lưu ý là giới hạn ngân sách, vì có thể có những sự kiện mà người chủ thường đưa ra cho chúng ta một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Người ta có câu "Liệu cơm gắp mắm", nếu ngân sách dự toán thiếu hụt thì chúng ta phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại bỏ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán.

Và đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện, vì một sự kiện sẽ phát sinh những điều chúng ta không lường trước được, cho nên nếu không có khoản này thì người tổ chức event sẽ phải gánh chịu mọi rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 15% tùy mức độ rủi ro, phức tạp của từng sự kiện.

Bài viết liên quan:

thi công gian hàng hội chợ

thi công gian hàng hội chợ triển lãm tphcm

booth quảng cáo là gì?

gian hàng hội chợ ẩm thực

sản xuất quầy kệ trưng bày

thiết kế sản xuất booth quảng cáo

thiết kế sản xuất quầy kệ trưng bày

hội chợ ẩm thực 2017 hcm

booth bán hàng là gì?

 



Khách hàng phản hồi
Panzadi
Panzadi

Panzadi